5 Giai đoạn để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biết

Bài viết 5 Giai đoạn để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biết thuộc chủ đề về Giải Đáp Thắc Mắt thời gian này đang được rất nhiều bạn quan tâm đúng không nào !! Hôm nay, Hãy cùng Buyer tìm hiểu 5 Giai đoạn để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biết trong bài viết hôm nay nhé ! Các bạn đang xem bài : “5 Giai đoạn để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biết”

Đánh giá về 5 Giai đoạn để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biết


Xem nhanh
Chào mừng các bạn đến với vlog đầu tiên của Vanessa trong series Vietnam Entrpreneurs.

Trong tập ngày hôm nay, Vanessa - CEO Công ty cố vấn tăng trưởng Doanh nghiệp ANATICS - sẽ giới thiệu đến các bạn một cách tiếp cận đầy đủ để có thể quản lý cũng như tối ưu quy trình vận hành, từ tầng chiến lược đến thực tế vận hành áp dụng cho mọi doanh nghiệp.

Chưa dừng lại ở đó, Vanessa cũng chia sẻ các bí quyết nhận định nhanh các vấn đề và tối ưu từng quy trình được đúc kết trong suốt 10 năm làm việc.

00:00 - Mở đầu
02:07 - 2 vấn đề chính mà doanh nghiệp SMEs thường gặp phải
03:44 - Phần 1: Cách tiếp cận để tối ưu quy trình tổng thể
08:06 - Phần 2: 3 chỉ số đánh giá hiệu quả quy trình
14:10 - Phần 3: 5 bí quyết phát hiện vấn đề và tối ưu quy trình

#vietsuccess #vietnamentrepreneurs #toiuuquytrinh


► Subscribe: http://bit.ly/subscribe-TQKS
-----------------------------------
VIETSUCCESS Channel
Produced by KAT MEDIA
Email: [email protected]

Các bạn có thể nghe chương trình trên các nền tảng Podcast:
The Quoc Khanh Show
► Apple Podcast: https://apple.co/2REjYFm
► Spotify: https://spoti.fi/3v5Dpo9
► Google Podcast: https://bit.ly/2Tcv30S

Money360
► Apple Podcast: https://apple.co/3xeADOO
► Spotify: https://spoti.fi/3x8Fu4c
► Google Podcast: https://bit.ly/3cxQ9gT

Vietnam Entrepreneurs
► Apple Podcast: https://apple.co/3v9tIFr
► Spotify: https://spoti.fi/3x311LI
► Google Podcast: https://bit.ly/3isDoYZ

Tìm
► Apple Podcast: https://apple.co/3lLfQjG
► Spotify: https://spoti.fi/37uDjgE
► Google Podcast: https://bit.ly/3ivyLgc

CAFE BẤT ĐỘNG SẢN
► Apple Podcast: https://apple.co/3HO8CUz
► Spotify: https://spoti.fi/3nNMguc


-----------------------------------
© Bản quyền thuộc về VIETSUCCESS - Vui lòng không REUP ©
#vietsuccess #thequockhanhshow

Để tổ chức có thể vận hành nhénh chóng và hiệu quả thì những nhà lãnh đạo, nhà quản lý đóng vai trò cực kỳ quan trọng và không thể thiếu. Bởi vì họ chính là người giúp xác định các hướng đi đúng đắn ngay từ đầu cho tổ chức của mình. Và để làm được điều đó, họ cần phải xác định và đưa ra được một quy trình làm việc thật sự chính xác và hiệu quả, giúp hướng những người khác đạt được mục tiêu chung của Doanh nghiệp mình.

Mục lục

quá trình trong Doanh nghiệp được hiểu như thế nào?

✅ Mọi người cũng xem : hóa đơn đầu vào là gì

quy trình là gì?

quá trình trong Doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. 

Dựa vào chức năng, các quy trình trong Doanh nghiệp có thể được chia thành 4 nhóm: 

  • quy trình quản lý hoạt động; 
  • quy trình quản lý khách hàng; 
  • quá trình đổi mới; 
  • quá trình xã hội/ điều tiết cơ quan quản lý nhà nước. 

Việc xây dựng 1 quy trình hoạt động là một công việc tốn thời gian và công sức, do là đòi hỏi nhiều công sức và kỹ năng để thực hiện. 

mặc khác, theo thời gian, khi mà quy mô của Doanh nghiệp tăng lên cùng với sự phát triển của bộ máy nhân sự và khối lượng công việc, việc không có 1 quy trình “chuẩn-chỉnh” sẽ đe dọa đến tiến độ hoàn thành công việc tương đương kết quả mục tiêu của cả tổ chức.

Lợi ích khi công ty xây dựng 1 quá trình vận hành hiệu quả 

  • cải thiện hơn năng suất làm việc 
  • Cắt hạn chế chi phí nhờ tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các vận hành hoạt động
  • hạn chế thiểu rủi ro trong quy trình hoạt động do các đầu công việc/ nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng, chuẩn hóa theo thứ tự
  • nhénh chóng  tạo ra những bước tiến mới và đột phá nhờ các đầu việc cũ đã được tối ưu và giải quyết triệt để
Mọi Người Xem :   Tạp chí thời trang - Mua với giá tốt | Khuyến mãi Tháng 7/2022

✅ Mọi người cũng xem : dm trong bảo hiểm là gì

5 bước thiết kế và xây dựng quy trình vận hành dành cho công ty

Tuy đòi hỏi thường xuyên thời gian và công sức, nhưng việc xây dựng và quản lý quy trình trong Doanh nghiệp cũng sẽ trở nên tương đối dễ thở hơn nếu được tuân thủ theo mô hình BPM Life Cycle gồm 5 giai đoạn:

  • 1. Design: Xây dựng quá trình trong Doanh nghiệp
  • 2. Modeling: Mô hình hóa quy trình
  • 3. Execution: sử dụng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình
  • 4. Monitoring: Theo dõi quy trình làm việc trên quá trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, …)
  • 5. Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quá trình.  

Trong 5 giai đoạn này thì giai đoạn theo dõi và đánh giá (giai đoạn 4) và giai đoạn 5 – tối ưu hóa quá trình thường bị bỏ qua do và được tiến hành khi có các vấn đề lớn gây gây ảnh hưởng quá trình. Nhưng thực ra thì đây là một quy trình linh động và đi kèm với sự thay đổi ngay của Doanh nghiệp. 

✅ Mọi người cũng xem : chữ đức là gì

Giai đoạn 1: DESIGN – Xây dựng quy trình

Việc xây dựng các quy trình trong Doanh nghiệp cần được tuân thủ theo 5 nội dung chủ đạo, bao gồm:

Ví dụ như: quy trình thiết kế banner cho chiến dịch quảng cáo Facebook

  • Bước 1: Marketing đưa brief qua cho bên Designer
  • Bước 2: Designer thiết kế banner và đưa lại cho bên Marketing duyệt nội dung 
  • Bước 3: Marketing duyệt nội dung và đưa ra bắt buộc chỉnh sửa cho Design
  • Bước 4: quy trình lặp lại cho đến khi đạt được yêu cầu của bên content
  • Bước 5: Marketing sử dụng banner đó để chạy các chiến dịch quảng cáo Facebook
  • Bước 6: Đội Marketing thu lượng leads để lại thông tin từ chiến dịch quảng cáo
  • Bước 7: Đội Sales chuyển đổi những leads này trở thành khách mua hàng

✅ Mọi người cũng xem : cung phi bát tự tuyệt mệnh là gì

#1 Xác định mong muốn, mục đích, phạm vi

nhu cầu: Đưa ra một quá trình thiết kế banner dành chiến dịch Marketing

Phạm vi: quy trình dành cho đội Marketing và đội Design để thiết kế banner; quy trình phân phối nội dung và thu thập leads của đội Marketing; quá trình chuyển giao thông tin leads giữa đội Marketing và đội Sales. 

Những thành viên tham gia vào quá trình này không cần biết quá trình giữa các đội với nhau. Ví dụ như: designer không cần biết quá trình thu thập và chuyển giao thông tin giữa đội Marketing và đội Sales.

Mục đích: Đưa ra một banner chất lượng nhất, giúp thu thập được càng nhiều leads để lại thông tin càng tốt. Các thông tin này sẽ giúp đội sales có khả năng chuyển đổi các khách này trở thành khách hàng.

✅ Mọi người cũng xem : chính trị học là gì

#2 Chuẩn hóa quá trình dưới dạng các bản mô tả

Các bản mô tả này nên được thực hiện theo công thức 5W – H – 5M

Công thức 5W bao gồm:

  • Why: Xác định mục tiêu và yêu cầu công việc

Đây là các câu hỏi bạn cần phải trả lời trước khi bắt đầu vào việc xây dựng các quy trình

  • Tại sao bạn phải xây dựng quy trình này?
  • Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
  • Nếu không làm thì sao?

Nói cách khác, đây chính là nội dung truyền tải mục tiêu của quy trình, giúp bạn có khả năng kiểm soát và đánh giá được hiệu quả cuối cùng.

  • What – Xác định nội dung công việc

Sau khi vạch rõ mục tiêu, bắt buộc công việc; bạn đã có thể xác định được nội dung công việc bạn cần làm là gì. chi tiết các bước thực hiện được phần công việc đó là như thế nào?

  • Where: công việc được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào kiểm tra? Giao hàng tại địa điểm nào?
  • When: Công việc được thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc…
  • Who: Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ?…

Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi quy trình, nhà quản lý lại có những câu trả lời khác nhéu cho những nội dung này:

  • How – Xác định phương pháp thực hiện công việc

Ở bước này, bản mô tả quy trình cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, hình thức vận hành máy móc…

Mọi Người Xem :   Giải thích câu tục ngữ Dĩ hòa vi quý (3 mẫu)

5M: Xác định nguồn lực

nhiều quá trình thường chỉ chú trọng đến các bước thực hiện, đầu công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực. Trong khi thực tế, việc quản lý và phần phối nguồn lực tốt luôn là yếu tố hàng đầu để đảm bảo cho quá trình được diễn ra hiệu quả.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

  • Man = nguồn nhân lực: người thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
  • Money = Tiền bạc: Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?…
  • Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng: tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?…
  • Machine = máy móc/công nghệ: Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?…
  • Method = phương pháp làm việc: làm việc theo cách nào

✅ Mọi người cũng xem : nước kiềm là nước gì

#3 Xác định những đối tượng tham gia vào quy trình 

Để quá trình diễn ra được chặt chẽ, nguồn lực con người – các đối tượng tham gia trực tiếp tiến hành phải được phân chia vai trò phù hợp và hiệu quả. Trong đó, các đối tượng tham gia vào quá trình sẽ được chia thành 3 nhóm chi tiết, bao gồm

  • Người thực hiện: Là những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước/ đầu công việc trong quy trình
  • Người giám sát: Là người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các đầu công việc của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có hoạch định xử lý quá trình hiệu quả hơn.
  • Người hỗ trợ: Là các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành nó qua những góp ý, truyền tải kiến thức/ kinh nghiệm thực tiến mang tính chuyên môn.

✅ Mọi người cũng xem : tu tịnh độ là gì

#4 Kiểm soát – Kiểm tra quá trình

Sau khi xây dựng được quy trình hoạt động cho công ty, nhà quản lý cần phải xác định được cách để theo dõi và đánh giá liệu quy trình đã hoạt động hiệu quả như nhu cầu hay chưa, cần phải tối ưu ở những bước nào và cải thiện như thế nào.

Phương pháp theo dõi

  • Đơn vị đo lường công việc
  • Công cụ đo lường
  • Cần phải theo dõi và kiểm soát ở những điểm nào

Phương pháp đánh giá:

  • Kiểm tra ở những bước nào?
  • tần suất kiểm tra là bao lâu
  • Ai là người thực hiện kiểm tra
  • Bước kiểm tra nào là quan trọng nhất?

#5 Tổng hợp tất cả lại thành dạng văn bản 

Tất cả thông tin nêu trên cần được tổng hợp và ghi chú lại dưới dạng văn bản để những nhân viên, phòng ban liên quan có thể theo dõi và triển khai hiệu quả.

mặt khác, văn bản này cần có thêm các thông tin chú thích như:

  • Phương pháp thực hiện
  • Các công cụ, tài liệu cần thiết
  • các cơ quan phòng ban liên quan
  • Các cảnh báo về rủi ro có thể xảy ra

✅ Mọi người cũng xem : mua đầm peplum ở đâu

Giai đoạn 2: MODELLING – MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH

Ở giai đoạn này, các nội dung mang tính lý thuyết ở giai đoạn 1 sẽ được minh họa dưới dạng hình ảnh, bao gồm các bước cùng với công việc và người tham gia. 

Mục đích của giai đoạn này là để:

  • Nhìn vào quy trình để đánh giá danh mục đầu ra
  • Biết đâu là giai đoạn cần tối ưu, cải tiến
  • Giúp nhân viên nắm được quy trình hoạt động và hoạt động theo hiệu quả

Có rất thường xuyên các để mô hình hóa quy trình, nhưng phổ biến nhất có thể kể đến là Flowchart. Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình), là một phương tiện đồ họa trực quan hóa các bước trong quá trình thành những hình ảnh đơn giản, bao gồm các bước/ công việc, các điều kiện thay đổi kết quả,…

Dưới đây là một ví dụ về một Flowchart cơ bản, mô tả quá trình sản xuất nội dung để phân phối thu thập thông tin khách hàng của bộ phận Marketing: 

quy-trinh-8

Trong ví dụ trên, ở mỗi công việc đều có đích danh chủ thể được phân công nhận trách nhiệm, cũng như có các điều kiện tiên quyết để xác định một nhiệm vụ khi nào là hoàn thành hay chưa. 

✅ Mọi người cũng xem : nhân viên bưu cục là làm gì

Giai đoạn 3: EXECUTION – TRIỂN KHAI QUY TRÌNH

Sau khi hoàn tất giai đoạn xây dựng và mô hình hóa, các bộ phận có khả năng bắt đầu áp dụng các quá trình này vào việc triển khai các giai đoạn theo như quá trình đề ra.

Mọi Người Xem :   Học gì ra làm nhân viên thu mua? Điều cần biết về nghề thu mua

Các vận hành triển khai nên được lưu trữ lại, để không những các nhà quản lý có khả năng quản lý được tiến độ công việc, mà còn có khả năng biết được bước nào đang gặp vấn đề và cần phải điều chỉnh và tối ưu.

Bạn có khả năng sử dụng các công cụ để theo dõi tiến trình công việc, ai đang thực hiện nhiệm vụ nào, quản lý workflow của công việc. 

Ví dụ như: Trello, Airtable, Base Workflow

✅ Mọi người cũng xem : điều kiện khởi kiện vụ án hành chính là gì

Giai đoạn 4: MONITORING – THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH

Sau khi triển khai các hoạt động thì đây chính là giai đoạn giúp các nhà quản lý đánh giá không chỉ với một quy trình chi tiết nào, mà còn là toàn bộ hoạt động vận hành của công ty.

Có 3 chỉ số mà bạn có thể sử dụng để đánh giá các mục tiêu và kết quả đầu ra của cả quy trình. Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm:

  • Chất lượng đầu ra (danh mục/ dịch vụ): Tùy vào mục tiêu, cách đo lường ban đầu và người tiếp nhận kết quả đầu ra.
  • Thời gian thực hiện và thời gian đưa kết quả đó đến khách hàng/người tiếp nhận
  • Chi phí:
    • Chi phí chênh lệch giữa yếu tố đầu vào và yếu tố đầu ra 
    • Chi phí làm lại do sai sót, hỏng hóc 
    • Chi phí lợi nhuận từ kết quả đầu ra

Đây là giai đoạn bao gồm theo dõi quy trình xử lý của từng quá trình nghiệp vụ, tập hợp thông tin và số liệu thống kê về hiệu suất làm việc giúp phát hiện ra các điểm tắc nghẽn hoặc bất hợp lý trong quá trình, phát hiện sự khác biệt giữa mô hình và thực hiện thực tế.

✅ Mọi người cũng xem : giun móc câu kí sinh ở đâu

Giai đoạn 5: OPTIMIZATION – ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU QUY TRÌNH

Dựa vào những chỉ số được đánh giá trong giai đoạn 4, bạn sẽ từ đó xác định được những thiếu sót và Giảm trong những quy trình hiện nay, nhờ vậy có khả năng thiết kế, điều chỉnh (Quay lại giai đoạn 1) chúng để đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai. 

Đây là giai đoạn phân tích thông tin hiệu suất trong giai đoạn Giám sát, phát hiện các điểm tắc nghẽn, bất hợp lý trong quá trình; các nguy cơ tìm tàng hoặc các cơ hội tiềm năng để hạn chế chi phí hay cải thiện hơn quá trình. Đây là giai đoạn đem lại hiệu quả và tổng giá trị lớn nhất cho công ty.

Ở vị trí chủ công ty hay cấp quản lý, bạn đang gặp vấn đề

+ Tốn quá nhiều thời gian để chờ và xem được báo cáo của từng khu vực, chi nhánh tổng hợp từ nhân viên+ Đau đầu với hàng tá bảng biểu, các file báo cáo lẻ tẻ về tình hình vận đơn, kho, vận chuyển khiến việc kiểm soát trở nên bất lực, không có cái nhìn tổng quan đa chiều, thông suốt để ra quyết định+ Khó đánh giá được hiệu quả Marketing & Sales so với KPI đặt ra …….Để giải quyết được những vấn đề trên 1 cách toàn diện và triệt để, Doanh nghiệp cần 1 hệ thống báo cáo chuyên sâu có thể cập nhập tình hình hoạt động Marketing và bán hàng liên tục, giúp bạn đánh giá được hiệu quả bán hàng của kênh Marketing đó, chiến dịch đó, chương trình khuyến mãi đó. Hơn hết, hệ thống báo cáo do đội ngũ chuyên gia A1 xây dựng sẽ giải đáp những bài toán công ty mà bấy lâu nay anh/chị đang thắc mắc như:–❓– sản phẩm nào đang bán hấp dẫn nhất? trong thời điểm nào?–❓– Số đơn hàng đó đến từ đâu? Facebook Ads hay Google Ads, trên Shopee hay Tiki?–❓– Tỷ lệ chuyển đổi trên các kênh Online – Chi phí/đơn hàng ở kênh nào rẻ nhất?❌ ĐỪNG BỎ LỠ BUỔI TƯ VẤN MIỄN PHÍ NHÉ

Aqua trong mỹ phẩm là chất gì? Có tác dụng gì? Độc hại hay lợi? - ResHPCos - Chia Sẻ Kiến Thức Điện Máy Việt Nam 2

HỆ THỐNG BÁO CÁO CHUYÊN SÂU


TIẾT KIỆM TỐI ĐA CHI PHÍ & THỜI GIAN ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ kinh doanh



Các câu hỏi về quy trình vận hành là gì


Nếu có bắt kỳ câu hỏi thắc mắt nào vê quy trình vận hành là gì hãy cho chúng mình biết nhé, mõi thắt mắt hay góp ý của các bạn sẽ giúp mình cải thiện hơn trong các bài sau nhé <3 Bài viết quy trình vận hành là gì ! được mình và team xem xét cũng như tổng hợp từ nhiều nguồn. Nếu thấy bài viết quy trình vận hành là gì Cực hay ! Hay thì hãy ủng hộ team Like hoặc share. Nếu thấy bài viết quy trình vận hành là gì rât hay ! chưa hay, hoặc cần bổ sung. Bạn góp ý giúp mình nhé!!

Các Hình Ảnh Về quy trình vận hành là gì


Các hình ảnh về quy trình vận hành là gì đang được chúng mình Cập nhập. Nếu các bạn mong muốn đóng góp, Hãy gửi mail về hộp thư [email protected] Nếu có bất kỳ đóng góp hay liên hệ. Hãy Mail ngay cho tụi mình nhé

Xem thêm kiến thức về quy trình vận hành là gì tại WikiPedia

Bạn nên tìm nội dung về quy trình vận hành là gì từ web Wikipedia.◄ Tham Gia Cộng Đồng Tại

???? Nguồn Tin tại: https://buyer.com.vn/

???? Xem Thêm Chủ Đề Liên Quan tại : https://buyer.com.vn/hoi-dap/

Related Posts

Tính chất hóa học của Bari (Ba) | Tính chất vật lí, nhận biết, điều chế, ứng dụng. 3

Tính chất hóa học của Bari (Ba) | Tính chất vật lí, nhận biết, điều chế, ứng dụng.

ContentsĐánh giá về 5 Giai đoạn để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biếtquá trình trong Doanh nghiệp được hiểu như…
Sorbitol là gì? Tác dụng của sorbitol C6H14O6 trong cuộc sống 4

Sorbitol là gì? Tác dụng của sorbitol C6H14O6 trong cuộc sống

ContentsĐánh giá về 5 Giai đoạn để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biếtquá trình trong Doanh nghiệp được hiểu như…
Bạc là gì? Những ứng dụng của bạc trong cuộc sống 5

Bạc là gì? Những ứng dụng của bạc trong cuộc sống

ContentsĐánh giá về 5 Giai đoạn để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biếtquá trình trong Doanh nghiệp được hiểu như…
CH3Cl - metyl clorua - Chất hoá học 6

CH3Cl – metyl clorua – Chất hoá học

ContentsĐánh giá về 5 Giai đoạn để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biếtquá trình trong Doanh nghiệp được hiểu như…
I2 - Iot - Chất hoá học 7

I2 – Iot – Chất hoá học

ContentsĐánh giá về 5 Giai đoạn để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biếtquá trình trong Doanh nghiệp được hiểu như…
7 lý do thú vị giải thích vì sao bạn thường xuyên bị muỗi đốt 8

7 lý do thú vị giải thích vì sao bạn thường xuyên bị muỗi đốt

ContentsĐánh giá về 5 Giai đoạn để xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biếtquá trình trong Doanh nghiệp được hiểu như…