Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.

1. Quản lý giấy tờ là gì ?

Quản lý giấy tờ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, giấy tờ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.

2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ

• hạn chế chi phí mua sắm thiết bị

• Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời

• Xử lý công việc nhénh gọn, có hiệu quả.

• có khả năng đơn giản tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng.

• Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin giấy tờ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…

3. Những nguyên tắc của việc quản lý giấy tờ

• Có một vài nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ.

• Nên có cách tiếp cận giấy tờ sao cho có khả năng nhénh chóng tìm ra khi cần.

• Hệ thống nên đủ dễ dàng để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.

• Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các Doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có khả năng mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.

• Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có khả năng phù hợp với khoảng trống sẵn có.

• Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong khó khăn vận hành của tổ chức là một xem xét khác.

• Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một vài lãnh vực.

• Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.

• Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về sản phẩm sắp xếp.

• Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung.

Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quan đến việc mở rộng hệ thống và các bắt buộc quản trị hiện đại.Nên dùng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại giấy tờ khác nhau.

• Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên đem lại sự nhận diện tức thời đối với một phân loại giấy tờ dùng một màu nào đó.

• Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước giấy tờ.

• Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi dùng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo bởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại giấy tờ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi giấy tờ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.

• Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có khả năng được chia thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một phương pháp khác