Kỹ năng quản lý hồ sơ – Tài liệu text

Bài viết Kỹ năng quản lý hồ sơ – Tài liệu text thuộc chủ đề về HỎi Đáp thời gian này đang được rất nhiều bạn quan tâm đúng không nào !! Hôm nay, Hãy cùng Buyer tìm hiểu Kỹ năng quản lý hồ sơ – Tài liệu text trong bài viết hôm nay nhé ! Các bạn đang xem bài viết : “Kỹ năng quản lý hồ sơ – Tài liệu text”

Đánh giá về Kỹ năng quản lý hồ sơ – Tài liệu text


Xem nhanh
Giúp nhận diện, sắp xếp, lưu giữ tài liệu EHS

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (5.32 MB, 46 trang )

KỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠKỸ NĂNG QUẢN LÝ HỒ SƠI/ KHÁI QUÁT CHUNG:2. Khái niệm3. Vai trò của quản lý giấy tờ1. quản lý hồ sơ là gì ?Quản lý giấy tờ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lạicác văn bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phốihợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạtđộng của một tổ chức2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ•hạn chế chi phí mua sắm thiết bị•Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời•Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.•có khả năng dễ dàng tìm giấy tờ khi nhân viên bệnh, nghỉ việcriêng.•Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhânviên chuyển bộ phận, nghỉ việc…3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ•Có một vài nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệthống lưu trữ hồ sơ.•Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhénh chóng tìmra khi cần.•

Hệ thống nên đủ dễ dàng để dễ hiểu và dễ vận hành, nếukhông, có khả năng có sự nhầm lẫn về những giấy tờ nào được yêucầu và làm chậm trễ việc truy cập.•Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hổ sơ, các doanhnghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng vànhận một vài lượng lớn hồ sơ khi cần.•-3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ•Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hànhnó. Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệthống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.•Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hưhỏng giấy tờ do bụi, chất bẩn và mất mát, tính an toàn của các giấy tờmật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động củatổ chức là một xem xét khác.•Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cungcấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một vài lãnhvực.•Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra vàtheo dấu chúng nếu cần. Hệ thống nên chính xác, nghĩa là được giữcập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ•Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảmbảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sửdụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắpxếp.•Thiết kế và dùng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉđạo chung.•Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơcủa mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệthống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi ngay, đặc biệt lànhững thay đổi ngay liên quan đến việc mở rộng hệ thống và cácbắt buộc quản trị hiện đại.3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ•Nên dùng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ vàphân biệt những loại hồ sơ khác nhau.•Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diệntức thời đối với một phân loại hồ sơ dùng một màu nàođó.•Tài liệu của giấy tờ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướngdẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ nên ở phía trước hồ sơ.3. Những nguyên tắc của việc quản lý giấy tờ•Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mụcchắc chắn được nêu lại trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tênriêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết tắt của tên hoặcnếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theobởi tên thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại giấy tờ dựa trên từngữ nên theo thứ tự chữ cái của từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ képnên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên gọi giấy tờ.Cũng nên tránh sử dụng từ đồng nghĩa.•Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Nhưvậy, tài liệu trong một nhóm theo thứ tự chữ cái có thể được chiathành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z.cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lýhoặc bằng một phương pháp khácII/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ•Lưu theo vần, mẫu tự:•Lưu theo số, mã số•Phương tiện và thiết bị lưu trữ1. Lưu theo vần, mẫu tự:dùng cho giấy tờ tên:•hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìakẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên vàmột số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếpcác tư liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.•hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để dễtruy tìm các tư liệu.•hồ sơ cùng một tên: nếu sinh ra liên tục, hãy phân loạitheo từng giai đoạn.•Các hồ sơ khác nhéu nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sautên, hoặc sử dụng bìa giấy tờ có màu khác để phân biệt.1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)hồ sơ theo chủ đề:•Tên chủ đề cần đặt cụ thể,•Không sử dụng chủ đề mơ hồ, chung chung•sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề•sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vầnmẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũngcó thể tạo lập trên máy tính).•Kẹp hồ sơ có khả năng dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, giấy tờcho mỗi tiêu đề chính.•Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồsơ không xuất hiện trong chủ đề, gây điều kiện cho tìm kiếm.1. Lưu theo vần, mẫu tự (tt)hồ sơ theo địa danh:

Mọi Người Xem :   Áo sơ mi là gì? Thế nào là vừa vặn? | Đồng Phục VANDA

•rất cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.•Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm(nên sử dụng máy tính).2. Lưu theo số, mã số•

Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hếtsố.•Hệ thống lưu trữ dùng số tự nhiên (như là một dạng mãsố), ví dụ: 7-25-30.•Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số,trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉthứ tự trong mã đó.3. Phương thuận tiện và thiết bị lưu trữ•Phương thuận tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở(không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệđặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay,thiết bị bánh xe,•Phương thuận tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM,chụp vi phim,…•Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngănkéo hồ sơ, bìa kẹp ‘out’•Dù sử dụng phương thuận tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợtìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào côngtác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổbiến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian•Phương pháp số để phân loại các giấy tờ thì tiện, đặcbiệt khi các tài liệu đã được đánh số.•Phương pháp này có thể thự hiện theo thường xuyên cách. có thểcó một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thựchiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừnhững sai sót vì người ta không có tập tính đọc theo cáchnày và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.•Phương pháp số cũng có được sử dụng để phân tán hoạt độnglưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không cònsử dụng đến nữa.4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian•Những thuận lợi:nó có thề dễ dàng mở rộng;nó đem lạimột sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả cácđề mục;và số giấy tờ cũng có khả năng cung cấp một số thamchiếu.•Các bất lợi là: chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gianđể thực hiện điều đó;và nếu các chữ số trong các số thamchiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai giấy tờ mà khôngmay thay, tình trạng này rất dễ xảy ra.5. Sắp xếp giấy tờ theo trình tự thời gian•Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó,đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có khả năng theo thời gian phátsinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có khả năng theo thời giannảy sinh.•Các giấy tờ có khả năng được chia theo ngày, tuần, tháng, quýhoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ.•Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trongnhững phương pháp phân loại khác. do đó, là điều phổbiến khi giấy tờ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và dùngtrình tự thời gian bên trong giấy tờ.

Mọi Người Xem :   Vong Xuyên dòng sông của sự quên lãng - Thần thoại Trung Hoa


Các câu hỏi về quản lý hồ sơ là gì


Nếu có bắt kỳ câu hỏi thắc mắt nào vê quản lý hồ sơ là gì hãy cho chúng mình biết nhé, mõi thắt mắt hay góp ý của các bạn sẽ giúp mình cải thiện hơn trong các bài sau nhé <3 Bài viết quản lý hồ sơ là gì ! được mình và team xem xét cũng như tổng hợp từ nhiều nguồn. Nếu thấy bài viết quản lý hồ sơ là gì Cực hay ! Hay thì hãy ủng hộ team Like hoặc share. Nếu thấy bài viết quản lý hồ sơ là gì rât hay ! chưa hay, hoặc cần bổ sung. Bạn góp ý giúp mình nhé!!

Các Hình Ảnh Về quản lý hồ sơ là gì


Các hình ảnh về quản lý hồ sơ là gì đang được chúng mình Cập nhập. Nếu các bạn mong muốn đóng góp, Hãy gửi mail về hộp thư [email protected] Nếu có bất kỳ đóng góp hay liên hệ. Hãy Mail ngay cho tụi mình nhé

Tham khảo tin tức về quản lý hồ sơ là gì tại WikiPedia

Bạn hãy tra cứu nội dung về quản lý hồ sơ là gì từ trang Wikipedia tiếng Việt.◄ Tham Gia Cộng Đồng Tại

???? Nguồn Tin tại: https://buyer.com.vn/

???? Xem Thêm Chủ Đề Liên Quan tại : https://buyer.com.vn/hoi-dap/

🏠 Quay lại trang chủ

Các bài viết liên quan đến

Mọi Người Xem :   QUẢ NHÃN - nghĩa trong tiếng Tiếng Anh

Related Posts

Tính chất hóa học của Bari (Ba) | Tính chất vật lí, nhận biết, điều chế, ứng dụng. 1

Tính chất hóa học của Bari (Ba) | Tính chất vật lí, nhận biết, điều chế, ứng dụng.

ContentsĐánh giá về Kỹ năng quản lý hồ sơ – Tài liệu textCác câu hỏi về quản lý hồ sơ là gìCác Hình Ảnh Về quản lý…
Sorbitol là gì? Tác dụng của sorbitol C6H14O6 trong cuộc sống 2

Sorbitol là gì? Tác dụng của sorbitol C6H14O6 trong cuộc sống

ContentsĐánh giá về Kỹ năng quản lý hồ sơ – Tài liệu textCác câu hỏi về quản lý hồ sơ là gìCác Hình Ảnh Về quản lý…
Bạc là gì? Những ứng dụng của bạc trong cuộc sống 3

Bạc là gì? Những ứng dụng của bạc trong cuộc sống

ContentsĐánh giá về Kỹ năng quản lý hồ sơ – Tài liệu textCác câu hỏi về quản lý hồ sơ là gìCác Hình Ảnh Về quản lý…
CH3Cl - metyl clorua - Chất hoá học 4

CH3Cl – metyl clorua – Chất hoá học

ContentsĐánh giá về Kỹ năng quản lý hồ sơ – Tài liệu textCác câu hỏi về quản lý hồ sơ là gìCác Hình Ảnh Về quản lý…
I2 - Iot - Chất hoá học 5

I2 – Iot – Chất hoá học

ContentsĐánh giá về Kỹ năng quản lý hồ sơ – Tài liệu textCác câu hỏi về quản lý hồ sơ là gìCác Hình Ảnh Về quản lý…
7 lý do thú vị giải thích vì sao bạn thường xuyên bị muỗi đốt 6

7 lý do thú vị giải thích vì sao bạn thường xuyên bị muỗi đốt

ContentsĐánh giá về Kỹ năng quản lý hồ sơ – Tài liệu textCác câu hỏi về quản lý hồ sơ là gìCác Hình Ảnh Về quản lý…