Lễ tân ngoại giao và những điều cần biết

Bài viết Lễ tân ngoại giao và những điều cần biết thuộc chủ đề về Wiki How thời gian này đang được rất nhiều bạn quan tâm đúng không nào !! Hôm nay, Hãy cùng Buyer tìm hiểu Lễ tân ngoại giao và những điều cần biết trong bài viết hôm nay nhé ! Các bạn đang xem chủ đề về : “Lễ tân ngoại giao và những điều cần biết”

Đánh giá về Lễ tân ngoại giao và những điều cần biết


Xem nhanh
Nhân viên lễ tân được xem như là hình ảnh đại diện cho mỗi khách sạn. Vì thế mà nhân viên đảm nhiệm vị trí này phải thực sự thành thạo nghiệp vụ lễ tân khách sạn.

Với những nhân viên lễ tân có tác phong làm việc chuyên nghiệp thì cơ hội việc làm và thăng tiến trong nghề là rất lớn. Khi đã có đủ những kinh nghiệm làm việc cần thiết, nhân viên lễ tân có thể thăng tiến lên làm các vị trí: giám sát lễ tân, trưởng bộ phận lễ tân, giám đốc lễ tân…

Để tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, nhân viên lễ tân cần:

Luôn tươi cười khi chào đón, trò chuyện với khách, dù là khi giao tiếp qua điện thoại hay nói chuyện trực tiếp với khách hàng. Tất nhiên là nhân viên lễ tân phải biết tươi cười đúng lúc. Khi khách hàng nổi nóng, tức giận thì lễ tân khách sạn cần có cách ứng xử phù hợp, việc tươi cười lúc này chẳng khác nào chế giễu khách hàng.
Có thái độ làm việc tích cực. Nhân viên lễ tân phải cần có cách cư xử hòa nhã, thân thiện và kiên nhẫn khi giải quyết các tình huống khó xử cho khách hàng.
Biết cách lắng nghe khách hàng. Điều này sẽ giúp nhân viên lễ tân giải quyết chính tốt nhất những yêu cầu của khách vừa thể hiện sự tôn trọng khách hàng.

♦ Chuẩn bị trước khi đón khách

- Dựa vào bản danh sách đặt phòng mà bộ phận đặt phòng chuyển qua, nhân viên lễ tân nắm những thông tin của khách để tiện cho việc đón khách.

- Kiểm tra lại với bộ phận Housekeeping để chắc rằng phòng đã được dọn sạch.

♦ Check in cho khách

- Chào khách.

- Nếu khách đã đặt phòng thì hỏi tên khách, tên công ty, người đặt cho khách và xác nhận lại trên máy tính. Nếu khách có trong danh sách đặt phòng thì nhắc lại những thông tin về thời gian lưu trú, các dịch vụ mà khách đã đặt, đặt tour… để khách xác nhận lại. Còn nếu không có tên khách trong danh sách thì báo lại với bộ phận đặt phòng để xử lý.

- Với khách chưa đặt phòng thì giới thiệu những phòng còn trống để khách lựa chọn.

- Làm thủ tục check in:

Đối với khách Việt, xin chứng minh nhân dân của khách và yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán hết tiền phòng. Nếu do công ty đặt phòng thì khách có thể thanh toán tiền phòng khi khách làm thủ tục check out.
Đối với khách nước ngoài, nhân viên lễ tân hỏi mượn Passport của khách. Sau khi đã lấy đầy đủ những thông tin cần thiết, nếu khách được công ty đặt phòng thì trả lại Passport để khách tiện đi lại vì khách có thể thanh toán khi check out. Còn với trường hợp khách tự thanh toán thì yêu cầu khách đặt cọc hoặc thanh toán tiền phòng rồi sau đó trả lại Passport, nếu khách chưa thanh toán thì giữ lại Passport.
Khi nhận Passport hoặc chứng minh nhân dân của khách xếp theo thứ tự phòng hoặc có những đánh dấu cần thiết để tránh trả nhầm hoặc quên trả cho khách.
Hướng dẫn khách ký vào mẫu đăng ký để xác nhận là khách có ở tại khách sạn.
Nhắc khách về thời gian ăn sáng, các dịch vụ của khách sạn và giao chìa khóa phòng cho Bellman để dẫn khách lên phòng.
Làm thủ tục checkin trên máy và hoàn tất hồ sơ của khách.

♦ Khai báo tạm trú cho khách

- Sau khi đã check in khách xong, lễ tân nhập những thông tin cần thiết của khách vào phần mềm tạm trú. Đến khoảng 21h, nhân viên lễ tân ca đêm in ra danh sách khách lưu trú trong ngày, kiểm tra lại có bao nhiêu khách nước ngoài, có bao nhiêu khách Việt, bao nhiêu vợ chồng, khách nam, khách nữ, tổng khách lưu trú để khai báo tạm trú cho khách.

♦ Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng những dịch vụ của khách sạn và cung cấp cho khách những thông tin cần thiết.

♦ Phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết các phàn nàn của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn.

♦ Check out cho khách

- Khi trả phòng, khách sẽ giao lại chìa khóa phòng cho lễ tân.

- Lễ tân liên hệ với bộ phận buồng phòng để kiểm tra khách có dùng gì trong mini bar không. Nếu khách có dùng thì ghi vào cột ghi chú trong danh sách check out và nhập số tiền vào máy. Xác nhận lại những dịch vụ mà khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn.

- In hóa đơn, thông báo số tiền cần thanh toán cho và nhận tiền của khách.

- Trả lại chứng minh nhân dân hoặc Passport cho khách và chào khách ra về.

♦ Các lưu ý:
- Không nhận những đồ gửi của khách không lưu trú tại khách sạn.
- Không nên nhận tiền hoặc những đồ quý hiếm của khách.

- Với những khách lưu trú, muốn gửi những tài liệu, đồ đạc nhỏ… nhân viên lễ tân phải kiểm tra kỹ càng rồi bỏ đồ cần gửi vào phong bì và niêm phong ngay trước mặt khách. Yêu cầu khách ký vào phần giáp ranh dùng để mở phong bì và dùng băng dính dán lại. Sau đó, lễ tân điền đầy đủ những thông tin vào phiếu giao nhận đồ, ký 2 chữ ký và yêu cầu khách cũng ký 2 lần và cắt phiếu làm 2, mỗi bên giữ một nửa. Đồ khách gửi được để trong két an toàn.

- Khi khách quay lại lấy đồ thì yêu cầu nhận lại 1 nửa phiếu giao nhận của khách.
Website: http://a25hotel.com
Fanpage: http://facebook.com/a25hotel

          Lễ tân ngoại giao là tổng hợp các quy định và tập quán về phép xử sự quốc tế dựa trên cơ sở tôn trọng tất cả những gì là biểu trưng và đại diện cho quốc gia, được các quốc gia thừa nhận và tôn trọng. Lễ tân ngoại giao là một bộ phận cấu thành của hoạt động ngoại giao, hay nói cách khác hễ có vận hành ngoại giao là đương nhiên có lễ tân ngoại giao.

Mọi Người Xem :   Tìm hiểu về nhóm Tự Lực Văn Đoàn

          Tuy không phải là nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại nhưng nó là công cụ không thể thiếu của vận hành đối ngoại nói chung, là những công việc cần thiết để tạo khó khăn thuận lợi cho hoạt động đối ngoại. Công tác lễ tân tốt hay xấu đều đặn tác động trực tiếp đến hiệu quả của vận hành đối ngoại, thậm chí ảnh hưởng đến quan hệ đối ngoại của quốc gia. Đây là một lĩnh vực hoạt động vừa đòi hỏi tính nguyên tắc, khoa học vừa đòi hỏi sự tinh tế, nghệ thuật. Trong thực tế, tất cả những ai có vận hành đối ngoại dù ở cương vị công tác nào, ít thường xuyên đều có làm công tác lễ tân ngoại giao, do đó việc nắm và hiểu biết những kiến thức và quy định về trong công tác lễ tân ngoại giao là hết sức rất cần thiết.

          Những người tham gia vào vận hành ngoại giao, đặc biệt là cán bộ làm công tác lễ tân ngoại giao cần nắm vững các nguyên tắc cơ bản của Lễ tân ngoại giao. Nguyên tắc thứ nhất là tôn trọng lẫn nhau, theo đó phải tôn trọng những gì là biểu trưng cho độc lập, chủ quyền quốc gia của nhéu, tôn trọng những đại diện quốc gia của nhéu, tôn trọng phong tục tập quán của nhau. Các biểu tượng quốc gia mang tính chất thiêng liêng, là vật tượng trưng cho chủ quyền quốc gia, tự hào dân tộc, cần được xử lý hết sức trân trọng và chu đáo; Nguyên tắc thứ hai là nguyên tắc bình đẳng, không phân biệt đối xử.Đây là một nguyên tắc rất cơ bản của luật pháp quốc tế, được ghi rõ trong Hiến chương Liên hiệp quốc và Công ước Viên 1961 về quan hệ ngoại giao và được thể hiện trong việc sắp xếp ngôi thứ của các trưởng cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại quốc gia tiếp nhận, trong việc sắp xếp chỗ ngồi cho các đoàn đại biểu tại các hội nghị quốc tế… Không phân biệt đối xử về dân tộc, văn hóa. Cần khắc phục phân biệt đối xử về màu da, tôn giáo, tự cao và tự ti dân tộc, lịch sự với khách nước ngoài, nhưng không ngần ngại uốn nắn ăn mặc, cử chỉ trái thuần phong mỹ tục Việt Nam; Nguyên tắc thứ ba là nguyên tắc có đi có lại: Nguyên tắc này là hệ quả logic của hai nguyên tắc trên, hàm ý rằng khi một bên đối xử như thế nào thì bên kia có quyền đáp lại như vậy; Nguyên tắc thứ tư là kết hợp luật pháp quốc tế với qui định quốc gia và truyền thống dân tộc.

Mọi Người Xem :   Du lịch Nha Trang nên đi đâu? Top điểm du lịch Nha Trang đẹp nhất

          Cán bộ ngoại giao nói chung và cán bộ làm công tác lễ tân nói riêng phải thường xuyên trau dồi phẩm chất, đạo đức và tác phong. Người làm công tác lễ tân thường tiếp xúc với người nước ngoài, đôi khi lại phải xử lý các vấn đề liên quan đến vật chất, do đó cần thực hiện liêm, chính, biết coi trọng của cải/tài sản của Nhà nước, công sức của nhân dân, nhưng đồng thời cũng không để các vấn đề “lợi ích vật chất” làm hạn chế giá trị tinh thần của người cán bộ. Trong công tác lễ tân có những biện pháp nếu không tính toán kỹ có thể lãng phí sức người và của cải, do đó người làm công tác lễ tân phải có ý thức tiết kiệm cao, nhớ đừng nên đưa ra lý do không xác đáng về bắt buộc chính trị để có những khoản chi phí không cần thiết.       Không vì nguyên tắc có đi có lại mà cố gắng tiếp bạn như mức bạn tiếp ta, không chú ý đến hoàn cảnh mỗi nước.

          Về mặt tác phong, người cán bộ lễ tân cần có tinh thần quán xuyến công việc, luôn luôn thận trọng, chu đáo, chính xác, tỷ mỷ, đi sâu, đi sát, chi tiết, nghe tận tai, thấy tận mắt, không coi thường việc nhỏ, không chủ quan đối với những việc thường làm. Trong thực tế có những việc thường làm, nhưng mỗi lần làm lại vấp váp, sai sót khác nhéu, không lần nào giống lần nào. Khẩn trương, nhénh nhẹn, nhưng bình tĩnh không vội vàng; đàng hoàng, chững chạc nhưng không khệnh khạng, kênh kiệu; cẩn trọng nhưng không rụt rè; khiêm tốn, tự tin, linh động nhưng đảm bảo nguyên tắc…; đó là tác phong và phẩm chất mà người làm công tác lễ tân phải luôn luôn trau dồi.

Mọi Người Xem :   Quả của cây lấy gỗ trồng đầy ở Việt Nam, ăn ngon mà giá rẻ bèo, chưa tới 10.000đ/kg

          Đối với các địa phương, trong bối cảnh hội nhập quốc tế sâu rộng hiện nay, các địa phương đều đặn phải tăng cường hội nhập quốc tế, mở rộng quan hệ đối ngoại, hợp tác quốc tế, công tác lễ tân đối ngoại cấp địa phương ngày càng được quan tâm, chú trọng và đòi hỏi đáp ứng những bắt buộc cao hơn. Ngày 17/10/2017 Bộ Ngoại giao đã ban hành Thông tư số 05/2017/TT-BNG hướng dẫn về nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài thăm các tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương. Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan nhà nước; tổ chức chính trị; tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội – nghề nghệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế (gọi chung là đoàn thể); các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân tại địa phương thực hiện nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khác nước ngoài thăm địa phương.

          Thông tư quy định nguyên tắc về tổ chức nghi lễ đối ngoại và đón, tiếp khách nước ngoài thăm địa phương: Một là, nghi lễ đối ngoại và đón tiếp khách nước ngoài thăm địa phương phải phù hợp với yêu cầu chính trị, đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà nước, phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam, luật pháp và thông lệ quốc tế nhằm góp phần tăng cường và mở rộng quan hệ hữu nghị, hợp tác của Việt Nam với các quốc gia, vùng lãnh thổ và các tổ chức quốc tế. Hai là, mức độ và nghi lễ tổ chức đón, tiếp khách nước ngoài thăm địa phương phù hợp với quy định về thống nhất quản lý các hoạt động đối ngoại của Đảng và Nhà nước; trên cơ sở bắt buộc, mục đích của chuyến thăm; nguyên tắc đối đẳng trong quan hệ quốc tế; trọng thị, chu đáo, an toàn, hiệu quả, thiết thực và tiết kiệm, không lãng phí, không phô trương hình thức và phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương.

          Đồng thời, Thông tư hướng dẫn về các nội dung của vận hành lễ tân đối ngoại tại địa phương gồm: nghi lễ đón, tiễn khách, bố trí làm việc, thăm quan, bố trí chỗ ngồi, treo cờ, khẩu hiệu chào mừng, xe ô tô đáp ứng, xe cảnh sát dẫn đường, tặng phẩm, đài thọ… Thông tư là cẩm nang quan trọng để các cán bộ ở địa phương tổ chức thành công các vận hành đối ngoại tại địa phương./.

Nguồn: songv.langson.gov.vn



Các câu hỏi về lễ tân nhà nước là gì


Nếu có bắt kỳ câu hỏi thắc mắt nào vê lễ tân nhà nước là gì hãy cho chúng mình biết nhé, mõi thắt mắt hay góp ý của các bạn sẽ giúp mình cải thiện hơn trong các bài sau nhé

Related Posts

Tính chất hóa học của Bari (Ba) | Tính chất vật lí, nhận biết, điều chế, ứng dụng. 1

Tính chất hóa học của Bari (Ba) | Tính chất vật lí, nhận biết, điều chế, ứng dụng.

ContentsĐánh giá về Lễ tân ngoại giao và những điều cần biếtCác câu hỏi về lễ tân nhà nước là gì Bài viết Tính chất hóa học…
Sorbitol là gì? Tác dụng của sorbitol C6H14O6 trong cuộc sống 2

Sorbitol là gì? Tác dụng của sorbitol C6H14O6 trong cuộc sống

ContentsĐánh giá về Lễ tân ngoại giao và những điều cần biếtCác câu hỏi về lễ tân nhà nước là gì Bài viết Sorbitol là gì? Tác…
Bạc là gì? Những ứng dụng của bạc trong cuộc sống 3

Bạc là gì? Những ứng dụng của bạc trong cuộc sống

ContentsĐánh giá về Lễ tân ngoại giao và những điều cần biếtCác câu hỏi về lễ tân nhà nước là gì Bài viết Bạc là gì? Những…
CH3Cl - metyl clorua - Chất hoá học 4

CH3Cl – metyl clorua – Chất hoá học

ContentsĐánh giá về Lễ tân ngoại giao và những điều cần biếtCác câu hỏi về lễ tân nhà nước là gì Bài viết CH3Cl – metyl clorua…
Aqua trong mỹ phẩm là chất gì? Có tác dụng gì? Độc hại hay lợi? - ResHPCos - Chia Sẻ Kiến Thức Điện Máy Việt Nam 5

Aqua trong mỹ phẩm là chất gì? Có tác dụng gì? Độc hại hay lợi? – ResHPCos – Chia Sẻ Kiến Thức Điện Máy Việt Nam

ContentsĐánh giá về Lễ tân ngoại giao và những điều cần biếtCác câu hỏi về lễ tân nhà nước là gì Bài viết Aqua trong mỹ phẩm…
I2 - Iot - Chất hoá học 6

I2 – Iot – Chất hoá học

ContentsĐánh giá về Lễ tân ngoại giao và những điều cần biếtCác câu hỏi về lễ tân nhà nước là gì Bài viết I2 – Iot –…