Hướng dẫn lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT OFFICE | Sở Nội Vụ Nam Định

Bài viết Hướng dẫn lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT OFFICE | Sở Nội Vụ Nam Định thuộc chủ đề về Tử Vi thời gian này đang được rất nhiều bạn quan tâm đúng không nào !! Hôm nay, Hãy cùng Buyer tìm hiểu Hướng dẫn lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT OFFICE | Sở Nội Vụ Nam Định trong bài viết hôm nay nhé ! Các bạn đang xem bài : “Hướng dẫn lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT OFFICE

Đánh giá về Hướng dẫn lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT OFFICE | Sở Nội Vụ Nam Định


Xem nhanh



I. LẬP DANH MỤC HỒ SƠ

1. Lập danh mục giấy tờ

1.1. Phương pháp lập danh mục giấy tờ

Căn cứ các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức; Kế hoạch công tác năm của cơ quan để xây dựng, ban hành danh mục hồ cơ của cơ quan, tổ chức mình (Mẫu danh mục giấy tờ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP).

 1.2. Cập nhật danh mục giấy tờ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (Văn thư cơ quan thực hiện)

 Để thực hiện được chức năng này vào mục “Quản lý giấy tờ”, chọn “Đơn vị/Nhóm hồ sơ”

a) Thêm mới giấy tờ

Bước 1:  Để thực hiện thêm giấy tờ, người sử dụng chọn mục “Thêm”

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin vào form

+ Tên đề mục/ nhóm hồ sơ: Nhập tên các phòng, ban theo cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức

+ Người có quyền cập nhật: Chọn “Thêm” sẽ hiển thị lên màn hình danh sách tên công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức. Sau đó chọn tên công chức, viên chức trong danh sách và chọn “Đồng ý”. Những người được chọn có quyền cập nhật thì sẽ có quyền chỉnh sửa sản phẩm như người tạo danh mục. Những người không được thêm vào danh sách người có quyền cập nhật thì sẽ chỉ nhìn thấy tên sản phẩm mà không có quyền chỉnh sửa danh mục.

Mọi Người Xem :   Lý thuyết chuyển động cơ - buyer.com.vn

+ Sau khi nhập xong đầy đủ thông tin, chọn “Lưu” hoặc “Lưu và đóng” để thực hiện lưu thông tin vừa nhập vào.

+ danh mục hồ sơ vừa được lưu sẽ hiển thị ở danh sách sản phẩm giấy tờ.

* Trường hợp cơ quan, tổ chức cần thêm các danh mục hồ sơ con thì lập lại như tạo mới danh mục nhưng ở cột thao tác  chọn “+” hoặc “thêm” ở danh mục cần thêm 

Tiếp tục nhập đầy đủ thông tin vào form thêm mới:

+ Tên đề mục/ nhóm giấy tờ: nhập tên nhóm hồ sơ, tài liệu đơn vị.

+ Tên đề mục/ nhóm lớn : nhập tên các nhóm lớn hơn.

+ Người có quyền cập nhật:  chọn như phần lập danh mục mới giấy tờ đã nêu trên.

b) Chỉnh sửa hồ sơ

Để thực hiện chức năng chỉnh sửa danh mục giấy tờ, người sử dụng thực hiện như sau: Chọn “Cập nhật (hình bút chì)” người sử dụng nhập các thông tin chỉnh sửa như các bước mô tả ở trên phần “Thêm mới”. Sau khi nhập xong thì chọn “Lưu” hoặc “Lưu và đóng”.

c) Xóa giấy tờ

Để thực hiện xóa hồ sơ người dùng “Xóa (hình thùng rác)”

– Trường hợp nếu sản phẩm chưa có giấy tờ nào thì hệ thống sẽ thực hiện xóa sản phẩm và hiển thị thông báo (Xóa thành công). Sau khi xóa xong, văn bản sẽ bị mất khỏi danh sách danh mục.

– Trường hợp nếu sản phẩm đã có giấy tờ thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và không cho phép xóa.

2. Tạo tiêu đề giấy tờ: người lập giấy tờ nhập dữ liệu

Để thực hiện được chức năng này người lập giấy tờ vào mục “Quản lý hồ sơ” sau đó chọn “Tiêu đề giấy tờ”

Màn hình này hiển thị danh sách các sản phẩm và hồ sơ thuộc danh mục. Cho phép người sử dụng thêm mới tên hồ sơ vào các danh mục đã nhập trước đó.

Ở màn hình này sẽ có các chức năng sau: Thêm mới tên giấy tờ, chỉnh sửa tên hồ sơ, xóa tên hồ sơ.

a) Thêm mới giấy tờ

Để thực hiện chức năng, người dùng thực hiện như sau:

Bước 1:Chọn “Thêm”  sẽ hiển thị màn hình thêm mới.

Bước 2: Nhập thông tin hồ sơ vào form thêm mới.

+ Người có quyền cập nhật: Khi chọn “Thêm” sẽ hiển thị lên màn hình danh sách tên các công chức, viên chức trong đơn vị.

+ Chọn tên trong danh sách, chọn “Đồng ý”. Những người được chọn có quyền cập nhật thì hồ sơ đó sẽ hiển thị ở danh sách hồ sơ công việc của cá nhân, cá nhân sẽ có quyền chỉnh sửa, cập nhật giấy tờ.

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, chọn “Lưu” hoặc “Lưu và đóng”. hồ sơ vừa được thêm sẽ hiển thị ở danh sách.

Mọi Người Xem :   Cây ô môi và những lợi ích đối với sức khỏe xương khớp, tiêu hóa

b) Chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ: để thực hiện chức năng chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ, người sử dụng thực hiện như sau: chọn và nhập thông tin giấy tờ vào form thêm mới. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần chỉnh sửa, chọn [Lưu] hoặc [Lưu và đóng]. Tiêu đề hồ sơ vừa được thêm sẽ hiển thị ở danh sách.

c) Xóa tiêu đề giấy tờ : Chọn tiêu đề giấy tờ cần xóa  

– Trường hợp nếu tiêu đề không chứa có giấy tờ nào thì hệ thống sẽ thực hiện xóa sản phẩm và hiển thị thông báo xóa thành công. Sau khi xóa xong văn bản sẽ bị mất khỏi danh sách tiêu đề giấy tờ.

– Trường hợp nếu tiêu đề hồ sơ đã có có chứa giấy tờ thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo và không cho phép xóa.

II. LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (phần này công chức, viên chức cơ quan thực hiện)

Công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập giấy tờ về công việc được giao. Có 2 cách lập giấy tờ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành như sau:

1. Từ văn bản đến chờ xử lý hàng ngày

Để thực hiện được chức năng này, vào mục “văn bản đến chờ xử lý”, chọn văn bản cần xử lý.

Chọn văn bản cần thêm, vào mục “Lưu hồ sơ lưu trữ” hệ thống sẽ hiển thị ra tiêu đề hồ sơ lưu trữ của đơn vị.

Sau đó chọn vào giấy tờ cần lưu, thực hiện “Lưu” hoặc “Lưu và đóng”. 

2. Thêm văn bản vào giấy tờ (những văn bản đã xử lý nhưng chưa đưa vào hồ sơ)

Để thực hiện được chức năng này, người lập hồ sơ vào mục “Quản lý giấy tờ”, chọn “hồ sơ công việc”, “mục lục văn bản”; vào “Thêm văn bản”, chọn văn bản cần đưa vào hồ sơ và “thêm văn bản”. Nhấn vào “Đóng” văn bản được chọn đã được đưa vào hồ sơ công việc.

III. NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TRÊN HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (phần này công chức, viên chức cơ quan, tổ chức thực hiện)

Công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập giấy tờ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với giấy tờ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.

Mọi Người Xem :   Các danh hiệu và cấp bậc trong bảo hiểm Manulife Việt Nam

Để thực hiện được chức năng này, công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc lập giấy tờ (người có giấy tờ) vào “Quản lý giấy tờ”, chọn “giấy tờ công việc”

Màn hình hiện thị các chức năng sau: Xuất XML, mục lục văn bản, nộp lưu trữ (lưu trữ cơ quan).

1) Xuất XML: mục đích sau này cập nhật thông tin giấy tờ vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

2) Mục lục văn bản: mục đích thống kê trong giấy tờ có bao nhiêu văn bản và được sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản. Hệ thống sẽ tự sắp xếp. 

– Vào mục “hồ sơ lưu trữ”, chọn “giấy tờ công việc”, “mục lục hồ sơ” như sau:

Các biểu tượng ở cột thao tác có 2 chức năng: chỉnh sửa và chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ

+ Chỉnh sửa văn bản: Chỉnh sửa trích yếu của từng văn bản, chọn trích yếu nội dung văn bản. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần chỉnh sửa, chọn “cập nhật”  trích yếu nội dung vừa được thêm sẽ hiển thị ở mục lục văn bản.

+ Chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ: Cho phép người dùng loại những văn bản không phải giấy tờ công việc này. Chọn văn bản cần chuyển văn bản ra khỏi hồ sơ. Nếu đồng ý, chọn “xóa” văn bản sẽ được đưa ra khỏi giấy tờ.

3) Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Để thực hiện chức năng này, công chức, viên chức chọn “Nộp lưu trữ” giấy tờ đó sẽ được chuyển cho Lưu trữ cơ quan (sau khi nộp lưu trữ người lập hồ sơ không có quyền chỉnh sửa, cập nhật và xem giấy tờ. giấy tờ này được chuyển quyền quản lý cho người làm công tác lưu trữ của cơ quan).



Các câu hỏi về lập hồ sơ điện tử là gì


Nếu có bắt kỳ câu hỏi thắc mắt nào vê lập hồ sơ điện tử là gì hãy cho chúng mình biết nhé, mõi thắt mắt hay góp ý của các bạn sẽ giúp mình cải thiện hơn trong các bài sau nhé <3 Bài viết lập hồ sơ điện tử là gì ! được mình và team xem xét cũng như tổng hợp từ nhiều nguồn. Nếu thấy bài viết lập hồ sơ điện tử là gì Cực hay ! Hay thì hãy ủng hộ team Like hoặc share. Nếu thấy bài viết lập hồ sơ điện tử là gì rât hay ! chưa hay, hoặc cần bổ sung. Bạn góp ý giúp mình nhé!!

Các Hình Ảnh Về lập hồ sơ điện tử là gì


Các hình ảnh về lập hồ sơ điện tử là gì đang được chúng mình Cập nhập. Nếu các bạn mong muốn đóng góp, Hãy gửi mail về hộp thư [email protected] Nếu có bất kỳ đóng góp hay liên hệ. Hãy Mail ngay cho tụi mình nhé

Tham khảo thêm kiến thức về lập hồ sơ điện tử là gì tại WikiPedia

Bạn nên tra cứu thêm nội dung chi tiết về lập hồ sơ điện tử là gì từ trang Wikipedia.◄ Tham Gia Cộng Đồng Tại

???? Nguồn Tin tại: https://buyer.com.vn/

???? Xem Thêm Chủ Đề Liên Quan tại : https://buyer.com.vn/phong-thuy/

Related Posts

Tính chất hóa học của Bari (Ba) | Tính chất vật lí, nhận biết, điều chế, ứng dụng. 1

Tính chất hóa học của Bari (Ba) | Tính chất vật lí, nhận biết, điều chế, ứng dụng.

ContentsĐánh giá về Hướng dẫn lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT…
Sorbitol là gì? Tác dụng của sorbitol C6H14O6 trong cuộc sống 2

Sorbitol là gì? Tác dụng của sorbitol C6H14O6 trong cuộc sống

ContentsĐánh giá về Hướng dẫn lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT…
Bạc là gì? Những ứng dụng của bạc trong cuộc sống 3

Bạc là gì? Những ứng dụng của bạc trong cuộc sống

ContentsĐánh giá về Hướng dẫn lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT…
CH3Cl - metyl clorua - Chất hoá học 4

CH3Cl – metyl clorua – Chất hoá học

ContentsĐánh giá về Hướng dẫn lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT…
I2 - Iot - Chất hoá học 5

I2 – Iot – Chất hoá học

ContentsĐánh giá về Hướng dẫn lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT…
7 lý do thú vị giải thích vì sao bạn thường xuyên bị muỗi đốt 6

7 lý do thú vị giải thích vì sao bạn thường xuyên bị muỗi đốt

ContentsĐánh giá về Hướng dẫn lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ điện tử trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT…